POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE AUX DONNÉES
PERSONNELLES DES CANDIDATS

Quelques termes à préciser

Tout d’abord, il est important de clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.

Cela peut sembler évident mais dans cette Politique vous serez désigné par « le Candidat » ou « Vous ».

Lorsque nous faisons référence à « Nous », la « Société » ou « Spring Professional », cela signifie Spring Professional Luxembourg S.A. Notre siège social est établi au 2A Rue d’Anvers, 1130 Luxembourg. La Société fait partie du Groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au monde. À travers ses différentes sociétés et branches d’activité, le Groupe Adecco fournit des services RH (Ressources Humaines) incluant notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection, solutions de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et formation, reclassement externe et mobilité internationale (« nos Activités »).

Aux fins de la réalisation de nos Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Dans certains cas, la Société met à disposition de ses candidats/son personnel, un portail libre-service (« Portail »). Le Portail vous permet de rechercher et de répondre à des offres d’emploi proposées par la Société et ses sociétés affiliées en fonction de vos centres d’intérêt, de vos compétences et/ou de votre expérience, et des lieux de travail que vous avez spécifiés.

Cette Politique se rapporte aux informations et aux personnes. Cela inclut des faits vous concernant, mais également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis fan de football », par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces informations sont parfois appelées « informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».

Quelles sont les informations personnelles que la Société collecte et utilise ?

Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent sans s’y limiter :

• Vos nom, date et lieu de naissance, adresse courriel, coordonnées et qualifications (études, formations et stages), documents attestant votre identité et votre droit de travailler, et toute autre information que vous avez mentionnée dans votre CV ;
• Des détails sur votre rémunération, régimes de retraite et vos avantages sociaux actuels ;
• Si vous vous connectez au Portail en utilisant votre compte LinkedIn ou tout autre compte de réseaux sociaux : vos données de profil
• Si vous nous contactez, nous conserverons une trace de cette correspondance ;
• Des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers ; lorsque vous publiez des commentaires concernant d’autres personnes
• Vos commentaires sur nous et nos services par le biais de nos enquêtes de satisfaction ;
• Nous collectons également des informations liées à vos visites de notre site Internet/Portail et notamment (mais non exclusivement) votre adresse IP, navigateur, horodatage, emplacement pays, les données relatives au trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations facilitera vos prochaines visites de notre site Internet/Portail. Nous pourrons, par exemple, vous proposer des offres d’emploi gérées par les filiales locales du lieu depuis lequel vous nous avez contactés ;
• Nous collectons également des informations à des fins de marketing et d’analyse, y compris des informations sur la façon dont vous répondez aux e-mails, SMS, appels téléphoniques et autres opérations marketing. Nous vous aurons demandé votre consentement explicite avant d'envoyer des communications marketing par ces moyens ;
• Les photos et vidéos de votre participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la possibilité de donner votre consentement ou de demander à ne pas être filmé ou photographié en fonction de l'objectif de la formation) ;
• Les détails concernant tout handicap ou invalidité et tout aménagement que nous pourrions avoir à mettre en place pour vous sur le lieu de travail ; et
• Dans certains cas, nous recueillerons également des catégories particulières de données personnelles (seulement relatives aux incapacités), dans la mesure autorisée par la loi.

Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

La Société collecte et traite vos données personnelles :

• Pour vous fournir les services que vous attendez de nous, comme vous trouver un emploi /ou une mission qui vous convienne, vous aider à suivre une formation ou faciliter le processus pour postuler à un emploi/ ou une mission. Cela implique que nous envoyions votre CV à des employeurs potentiels afin qu’ils l’examinent et que nous vous tenions informé des éventuelles futures opportunités par e-mail, téléphone, courrier postal et/ou via d’autres moyens de communication.
• Avec votre accord, nous pourrons utiliser vos coordonnées pour vous contacter, à des fins de marketing direct, par e-mail, SMS ou téléphone, entre autres.
• Pour développer davantage, tester et améliorer notre site Internet/Portail ou autres systèmes/processus existants ou nouveaux, afin de mieux vous servir. Cela concerne les nouveaux systèmes et processus informatiques. Vos informations seront ainsi utilisées afin de tester ces systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement du nouveau système identique aux conditions réelles.
• Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques par exemple pour comparer l'efficacité de notre placement de candidats entre les différents secteurs d'activité et régions géographiques et chercher à identifier les facteurs qui peuvent influencer les différences que nous identifions.
• Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas).
• Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale.
• Nous procéderons également au traitement de vos informations pour :
• a. Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations, systèmes et ressources ;
• b. Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes ; Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le Groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes) ; Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes internes ;
• c. Promouvoir en interne que des sessions de formation ont eu lieu et utiliser leur contenu (dans le cas de photos ou de vidéos de sessions de formation) ; pour commercialiser des sessions similaires en interne et en externe à des tiers ; Respecter les obligations et droits, coopérer dans le cadre d’investigations menées par la police, le gouvernement ou les organismes de réglementation ; et
• d. Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise, potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une société, à laquelle tout membre du Groupe Adecco souhaiterait prendre part.

Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous les données personnelles ?

La loi exige que le traitement de vos informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi. Les motifs juridiques peuvent être :

• Exécuter un contrat ou prendre des mesures avant de conclure un contrat : Lorsque vous travaillez déjà avec Spring Professional ou que vous êtes sur le point de le faire, le traitement de vos informations personnelles à toutes ces fins est basé sur des motifs de traitement tels que l'exécution d'un contrat ou la conclusion d'un contrat (objectifs 1 et 6-7 ci-dessus). Ces services peuvent consister, par exemple, à vous fournir des emplois convenables pour postuler ou à vous aider et vous assister dans la formation et le processus de demande.
• Respect des obligations légales : Parfois, le traitement est nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires (objectif 6-7 ci-dessus). Les autorités publiques, telles que les autorités fiscales, financières ou de protection des données peuvent nous demander des données personnelles et nous fournir une raison légale de divulguer des informations vous concernant (par exemple, la prévention ou la détection d'un crime). Dans ces circonstances, nous sommes contraints par la loi de fournir vos données aux autorités.
• Réalisation de notre intérêt légitime: Le traitement est nécessaire dans l'intérêt légitime de Spring Professional dans l'exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel afin de gérer une entreprise d'une manière qui n'affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (objectifs 1-5 et 7 ci-dessus). Cela signifie que lorsque le traitement est nécessaire dans l'intérêt légitime de Spring Professional, nous mettons en balance vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux avec notre intérêt légitime à traiter. Ceci garantit que nous ne traitons pas les données de manière à ce que vos intérêts et vos droits fondamentaux l'emportent sur nos intérêts dans un tel traitement. Nous ne traiterons vos renseignements personnels autrement que pour ces motifs qu'avec votre consentement, ce qui constitue un motif de traitement ultérieur.
• Consentement : Dans certains cas, il est nécessaire de nous donner un consentement libre au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques (finalité 5 ci-dessus). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en nous contactant à l'adresse privacy@springprofessional.lu ou globalprivacy@adeccogroup.com.

Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

Vous n’êtes pas obligés de ne nous communiquer vos informations personnelles mais, dans le cas où vous refuseriez, il ne nous sera pas possible de travailler avec vous et de vous fournir nos services si vous ne nous fournissez pas le minimum requis. Cela peut également limiter les services que vous pouvez recevoir de notre part si vous choisissez dans certains cas de nous fournir des renseignements personnels limités.

Vos informations font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

Oui, nous le faisons parfois. La Société utilise des systèmes/processus automatisés et la prise de décision automatisée (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi qu’à nos clients, les services demandés.

À titre d’exemple, lorsque nos clients recherchent des candidats pour un emploi, nous pouvons effectuer une recherche parmi nos listes de candidats en utilisant des critères automatisés qui prennent en compte vos disponibilités, vos compétences, vos conditions de rémunération, et dans certains cas, des commentaires de clients concernant vos expériences antérieures, afin de réaliser une sélection des candidats les mieux à même de répondre aux exigences des clients. Cela signifie que parfois, votre position dans la sélection effectuée pourra être plus élevée que celle d’autres candidats, selon la mesure dans laquelle ces facteurs correspondent aux besoins des clients.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

La Société peut conserver vos informations personnelles pendant une période maximale de 3 ans après votre inscription sur notre site. Nous continuerons à traiter vos données pendant ces 3 ans afin de vous offrir des informations sur d'éventuelles nouvelles opportunités d'emploi ou de nouveaux postes intéressants, ou afin de vous conseiller sur d'autres possibilités de carrière.

Si vous parvenez à trouver un emploi par notre intermédiaire, la Société aura besoin de conserver vos données pendant une période plus longue afin de remplir ses obligations légales et contractuelles.

Généralement, nous conservons vos données personnelles concernant les impôts, les contrats de travail et toute information financière (y compris les données de paie et les données relatives à la rémunération, etc.) pendant 10 ans après la fin de votre emploi, et vos autres informations personnelles pendant 3 ans.

Vos données sont-elles transférées à des tiers ?

Comme mentionné précédemment, nous divulguons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :

• Divulgation à nos fournisseurs : Nous pouvons, par exemple, être amenés à engager un fournisseur afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec vous. Le ou les fournisseur(s) seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous permettre l’accès à nos locaux), ainsi que des fournisseurs de services de gestion des finances et de la comptabilité (qui ont besoin de certaines données des candidats afin de gérer les comptes fournisseurs et comptes clients). Nous faisons également appel à des fournisseurs qui proposent des services et solutions de technologies de l’information incluant potentiellement des interviews vidéo et des outils d’évaluation des compétences. Nos fournisseurs sont les suivants :
• Impléo, [adresse complète], avec son site d’hébergement en [si applicable, indiquer le pays], qui nous fournit [indiquer services fournis],
• Davidson, [adresse complète], avec son site d’hébergement en [si applicable, indiquer le pays], qui nous fournit [indiquer services fournis]
• TCS, [adresse complète], avec son site d’hébergement en [si applicable, indiquer le pays], qui nous fournit [indiquer services fournis]
• Divulgation à des membres du Groupe Adecco : Ces destinataires sont situés à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne. Différents membres du Groupe remplissent différentes fonctions, en conséquence de quoi vos informations personnelles peuvent être partagées avec eux pour diverses raisons :
• les informations sont partagées avec des membres du Groupe Adecco fournissant des fonctions de technologies de l’information aux sociétés Adecco dans le monde entier ; ces fonctions sont situées, entre autres, au Luxembourg, en France, en Suisse et en Belgique.
• les informations sont également partagées avec les filiales d'Adecco en Europe dans le seul but de faciliter les processus de recrutement afin de trouver des missions plus adaptées à vos besoins. En cochant la case dans le formulaire d'inscription sur notre site, vous avez donné votre consentement explicite à ce que vos données personnelles soient transmises aux autres entités du groupe Adecco, que vous pouvez trouver ici.
• les informations sont également partagées avec les filiales du Groupe Adecco au niveau mondial, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à ce marché, ou que d’autres membres du Groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des compétences spécifiques requises ou utiles sur ce marché. Une liste des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site 
• Divulgation à nos clients/employeurs potentiels : nous partagerons vos données avec nos clients intéressés par votre profil ou proposant des offres d’emploi/de mission susceptibles de correspondre à vos attentes. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité concernant vos données, envers nous et envers vous. Lorsque cela s’avère nécessaire, nous pouvons être amenés, avant le démarrage de la mission à transmettre à nos clients, une copie de votre carte d’identité. Cette transmission étant motivée par des exigences particulières de sécurité mises en place par le Client sur le site de la mission.
• Nous communiquerons vos informations au gouvernement, à la police, aux organismes de réglementation ou d’application de la loi si nous considérons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.
• Dans le cadre d’une diligence raisonnable relative à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous avons besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union Européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

Nous transférerons vos informations personnelles en dehors de l’Union Européenne uniquement vers des pays considérés par la Commission Européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat (une liste des pays concernés est disponible ici : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm , ou des pays avec lesquels le Groupe Adecco a mis en place des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de vos données (ce pour quoi nous utilisons généralement un contrat de transfert de données approuvé par la Commission Européenne dont les copies sont accessibles ici : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm

Les données personnelles que nous partageons avec d'autres entités du groupe Adecco en Europe sont également soumises à des accords de traitement des données intra-groupe, qui ont un niveau de protection des données adéquat, comme l'exige la règlementation sur la protection des données. Des clauses contractuelles types supplémentaires font également partie intégrante de nos accords intragroupes sur le traitement des données, afin de protéger le traitement de vos informations personnelles de manière sécurisée et conforme au cas où vous demanderiez un traitement de vos données à une entité du groupe Adecco située en-dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Quels sont vos droits ?

• Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos données personnelles : Vous êtes autorisés à demander confirmation du fait que nous traitons toute information personnelle vous concernant. Si tel est le cas, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles (via le Portail) et à certaines informations relatives à leur traitement. Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une copie électronique de vos données. Dans certaines circonstances limitées, vous avez également le droit de demander la portabilité de vos renseignements personnels, ce qui signifie que nous les fournirons à un tiers à votre demande.
• Droit de rectification de vos données personnelles : Si vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, vous pouvez solliciter leur mise à jour ou toute autre forme de rectification. Nous vous encourageons à accéder au Portail libre-service lorsque c’est possible, afin de modifier directement vos données personnelles.
• Droit à la suppression des données/droit à l’oubli : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et Spring Professional décidera des suites à lui donner. Toutefois, ce droit est soumis à tous droits ou obligations qui pourraient nous être attribués par la loi, en matière de conservation des données. Lorsque nous déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, Spring Professional procédera à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs délais. Veuillez noter qu’une fois vos données supprimées, la Société pourra ne plus être en mesure de vous apporter ses services. Si vous souhaitez vous réinscrire auprès de la Société, vous devrez à nouveau saisir vos données.
• Droit à la limitation du traitement : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles. Toutefois, dans certains cas, une telle restriction de traitement peut limiter les services que vous pouvez recevoir de notre part.
• Droit d’opposition : Sous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisés à vous opposer au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation spécifique.

Si vous souhaitez faire valoir l’un de vos droits, veuillez remplir le formulaire disponible ici.

Lorsque vous nous contactez pour exercer vos droits, la Société aura besoin de vous demander de vous identifier avant de traiter votre demande. Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données à l’endroit où vous vivez ou travaillez, ou à l’endroit où vous pensez qu’un problème lié à vos données est survenu.

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou commentaire concernant notre Politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont nous protégeons vos informations et/ou si vous cherchez à contacter le délégué à la protection des données (DPD) du Groupe ou votre responsable local de la confidentialité, adressez-nous un e-mail à globalprivacy@adeccogroup.com ou contactez votre responsable local de la confidentialité à l’adresse suivante : privacy@springprofessional.lu.

Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?

Les modalités de la présente Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté à cette Politique sera publié sur ce site Internet ou vous sera communiqué via tout autre moyen disponible.

Responsables du traitement :
Spring Professional Luxembourg S.A.
2A, rue d’Anvers
L-1130 Luxembourg
privacy@springprofessional.lu

The Adecco Group AG
Group Data Protection Officer
Bellerivestrasse 30
8008 Zurich